L'association

L’Université Angevine du Temps Libre (UATL), association culturelle d’échange de savoirs et institut de formation continue, a choisi de s’appuyer sur l’expertise des équipes OJC Software pour moderniser leurs solutions digitales.

Devant les fonctionnalités très limitées des systèmes existants, une commission informatique a été créée au sein de l’UATL pour identifier les besoins et rechercher un partenaire proposant l’intégration d’un outil informatique adapté.

Chiffres clés 2020

 

La solution web

Le projet UATL devait respecter un planning très précis imposé par deux échéances fortes : l’ouverture des inscriptions et la rentrée universitaire. Pour répondre à cette exigence, OJC Software a découpé le projet en 2 phases clés.

Lors de la première phase, OJC a mis en place les inscriptions en ligne depuis le site Web, et en parallèle, les écrans de gestion correspondants (définition et planification des activités, suivi des adhésions et paiements). OJC a également procédé à la reprise des données des activités des 10 dernières années. L’UATL a pu ainsi préparer la nouvelle période d’adhésion dans les temps et dans la continuité des années précédentes en bénéficiant des nouveaux outils facilitant cette opération.

La deuxième phase devait permettre de finaliser les incriptions et de préparer la rentrée.

Côté intranet, un système de qualification des vœux des futurs adhérents a été mis en place permettant une affectation automatique ou manuelle des places disponibles. Côté site public, un espace adhérent a été ajouté présentant les affectations définitives et donnant la possibilité d’échanger des messages et des documents.

Enfin, des tableaux de bords ont été mis à disposition des administrateurs de l’UATL et leur ont permis de vérifier le bon fonctionnement de tout ce dispositif avant la rentrée.